AI-journalføring og GDPR: lagring, sletting og avtaler

Hva lagrer KI-verktøyet?

«Lagring i Norge», «ingen lydlagring» og «pseudonymisering» beskriver forskjellige deler av en tjeneste. Be om en dataflyt som viser hvor opplysningene går fra mikrofonen til ferdig notat. Leverandørens markedsføring er et utgangspunkt for spørsmålene; avtalen må dekke kontorets faktiske bruk.

Datatilsynets veiledning om databehandleravtaler beskriver hvordan behandlingen og partenes plikter skal avtales. Få en oppdatert liste over underleverandører, hva hver leverandør gjør, og hvilke datatyper de mottar. Kontroller at avtalene tillater helseopplysninger i alle ledd, også drift av selve applikasjonen.

Ingen lydlagring betyr ikke at ingen tekst lagres

Lyd er signalet fra mikrofonen. Transkripsjonen er tekst fra talegjenkjenningen. Notatutkastet er en bearbeidet versjon av dette grunnlaget. En tjeneste kan behandle lyd fortløpende uten å beholde et fullstendig opptak, samtidig som tekst lagres for videre arbeid. Be om et eget svar for hver datatype.

Noteless beskriver sanntidsbehandling av lyd og automatisk sletting etter 24 timer. Medbric beskriver midlertidig lydlagring og sletting når formålet er oppfylt. Sidene ble kontrollert 19. oktober 2026. Beskrivelsene må leses sammen med avtalen for valgt tjeneste. Vi har ikke kontrollert leverandørenes faktiske sletting.

EØS-region og pseudonymisering svarer ikke på alt

Kartlegg også hvem som kan få tilgang fra andre land. Datatilsynets veiledning om overføringer utenfor EØS forklarer at slike overføringer krever et eget grunnlag i tillegg til de øvrige pliktene. Et datasenter i EØS avklarer ikke alene tilgang ved support eller behandling hos andre leverandører.

Pseudonymisering gjør at opplysningene ikke kan knyttes til en bestemt person uten tilleggsopplysninger som holdes separat. Opplysningene blir ikke automatisk anonyme. Dersom teksten pseudonymiseres etter transkribering, har taletjenesten allerede mottatt lyden. Be leverandøren vise hvor i dataflyten tiltaket skjer.

Avtal hva som skjer når notatet er godkjent

Helsedirektoratets veiledning om tale til utkast sier at opptak, råtekst og utkast som midlertidig lagres i KI-verktøyet, skal slettes senest når endelig notat er godkjent i EPJ. Kontroller hvordan dette gjennomføres. En maksimal automatisk frist er ikke dokumentasjon på at godkjenning i EPJ utløser sletting.

• Få fristene og slettemåten skriftlig for kontorets oppsett.
• Test manuell sletting og EPJ-overføring med fiktive opplysninger.
• Avklar kontorets rutine hvis overføring ikke sletter kopien hos KI-leverandøren.
• Få svar på sletting av vedlegg, logger og sikkerhetskopier.

Prøv overføring og sletting som to egne steg

1. Lag et notatutkast fra et helt fiktivt manus.
2. Legg til én fiktiv opplysning og lag eventuelt en ny versjon.
3. Overfør teksten til et egnet testfelt og kontroller innholdet.
4. Sjekk om grunnlag, vedlegg og utkast fortsatt finnes i KI-verktøyet.
5. Prøv den dokumenterte slettemåten og avklar hva som skjer med øvrige kopier.

At et utkast forsvinner fra skjermen, beviser ikke at alle kopier er slettet. Frister for sikkerhetskopier og eventuelle underleverandører må fortsatt dokumenteres i avtalen. I en lokal kodekontroll 19. oktober 2026 fant vi at Journalhjelps oppryddingsgrense er satt til 23 timer. Det er en innstilling, ikke en måling av faktisk sletting eller dokumentasjon på sletting ved godkjenning i EPJ.

Nye opplysninger kan gi flere versjoner av teksten. Bruk sjekklisten for etterdiktering når du avklarer hvordan tillegg behandles. Ved egen diktering uten pasientens stemme behandles fortsatt innholdet i diktatet.

Les også sjekklisten for Mac og PC og testen for lange konsultasjoner. Mikrofontillatelse og opptaksgrense påvirker arbeidsflyten; de erstatter ikke kontorets vurdering av avtaler og personvern.