KI-journalføring på flere arbeidssteder: sjekk før kjøp

KI-journalføring på flere arbeidssteder må fungere både der du er fast og der du tar vakter eller vikariater. Du trenger svar på hvem som eier avtalen, hvilke innstillinger som følger deg, og hvordan notatet havner i riktig journal. At du kan logge inn begge steder, avklarer bare én del av dette.

Lag derfor en kort oversikt over kontorene før du velger abonnement. Sammenlign hele arbeidsmåten på hvert sted, fra innlogging og mikrofon til kontroll og overføring av notatet.

KI-journalføring på flere arbeidssteder: start med avtalen

Skill mellom brukeren, betaleren og virksomheten som behandler opplysningene. Det kan være samme person eller ulike parter. En personlig lisens svarer ikke alene på hvilke kontorer den kan brukes ved.

Datatilsynet beskriver at databehandleravtalen skal gi klare rammer for behandlingen og partenes plikter og rettigheter. Bruk kontorenes avklaringer når du spør leverandøren om bruk på flere steder.

Avklar	Spørsmål til kontoret og leverandøren
Abonnement	Gjelder lisensen én person, én virksomhet eller ett arbeidssted?
Behandling av opplysninger	Hvilken avtale og hvilke instrukser gjelder ved hvert kontor?
Tilgang	Hvem oppretter, endrer og avslutter rettighetene?
Notatmaler	Følger malene brukeren, eller velges de per arbeidssted?
Overføring	Brukes integrasjon, nettleserutvidelse eller kopiering?
Avsluttet oppdrag	Hva skal fjernes, og hvem følger det opp?

Noteless har et eget spørsmål om bruk fra flere lokasjoner i sin FAQ. Be om et konkret svar for ditt oppsett: to kontorer, to journalsystemer eller én fast praksis og legevakt. Da blir svaret knyttet til arbeidet du faktisk skal gjøre.

Hvis du først og fremst vurderer pris for korte oppdrag, se KI-verktøy for fastlegevikarer. Her ser vi på det som må fungere når du flytter mellom kontorene.

Personlig tilgang og arbeidssted er to forskjellige valg

Du må vite både hvem som er logget inn, og hvilket arbeidssted opplysningene hører til. Ikke bruk et felles malnavn eller et kjent profilbilde som eneste kontroll. Se etter hvordan verktøyet viser aktiv bruker, eventuelt arbeidsområde og valgt journal.

Normens veiledning for små helsevirksomheter skiller identifisering av brukeren fra tildeling av rettigheter. Tilgang skal tilpasses arbeidsoppgaver og konkret tjenstlig behov. Kontorene må derfor avklare mer enn om BankID eller annen innlogging virker.

Spør hva som skjer med aktive utkast når du skifter sted. Kan forrige arbeidsområdes materiale fortsatt være synlig? Må du velge arbeidssted før hvert opptak? Hvordan ser du at du har byttet riktig?

Hvis du bruker en felles maskin, følg også sjekklisten for KI-journalføring på delt PC. Den tar for seg brukerbytte og lokale kopier. Bruk på flere arbeidssteder handler i tillegg om avtaler, maler og ulike mottakersystemer.

Samme notatmal passer ikke alltid i begge journalsystemer

På ett kontor kan du lime inn et samlet notat. På et annet kan innholdet måtte inn i bestemte felt. En mal som passer den første arbeidsmåten, er ikke automatisk riktig for den andre.

Det gjelder også språkvalg, seksjonsnavn og lokale rutiner. Lag egne navn som gjør malene lette å skille, og kontroller hvilken mal som er valgt når du starter. Se guiden til notatmaler for AI-journalføring for hvordan struktur og instrukser brukes.

Vår lokale prøve av to maloppsett

Den 4. november 2026 prøvde vi Journalhjelps lokale funksjoner for valg av notatformat og kontroll av malstruktur. Vi brukte bare oppdiktede seksjonsoppsett, uten pasientopplysninger.

Malen med «Dagsnotat» og «Videre plan» fikk fritekstformat. Den passerte ikke kontrollen for en Pridok-mal. Malen med «Anamnese», «Undersøkelse», «Vurdering» og «Tiltak» i denne rekkefølgen fikk AUVT-format og passerte kontrollen.

Vi byttet så plass på «Undersøkelse» og «Vurdering». Den malen passerte ikke Pridok-kontrollen, selv om den fortsatt hadde fire seksjoner. Rekkefølgen hadde altså betydning i funksjonen vi prøvde.

Funnene gir et konkret spørsmål til demonstrasjonen: «Kan dere bruke malen min i begge oppsettene og vise hvor hver del havner?» Prøv med samme fiktive tekst. Kontroller både hele notatet og de enkelte feltene i mottakersystemet.

Avklar integrasjonen på hvert kontor

Et abonnement og en EPJ-integrasjon er ulike deler av oppsettet. Et kontor kan ha aktivert en leverandør som det andre kontoret ikke har valgt. En nettleserutvidelse kan også kreve lokal tillatelse til installasjon.

Pridoks veiledning for den innebygde KI-integrasjonen beskriver godkjenning for virksomheten og deretter aktivering hos brukeren. Den flyten må skilles fra Journalhjelps Chrome-utvidelse. Se Journalhjelp for Pridok for den aktuelle arbeidsmåten.

På andre journalsystemer kan kopiering være det praktiske valget. Ta med dette steget i prøven. Sjekk mottakerfelt, avsnitt og seksjoner, og hvor mye du må tilpasse etterpå.

Prøv KI-journalføring på flere arbeidssteder med to fiktive notater

Lag et godkjent testoppsett som representerer hvert kontor. Bruk tydelig ulike markører, slik at du ser om noe fra første forsøk blir igjen i det neste. Ingen av tekstene skal handle om en virkelig person.

Fiktiv prøve for kontorbytte

Kontor Alfa: «Dokument Rav er mottatt. Kopi skal hentes mandag.»

Kontor Beta: «Dokument Blå er mottatt. Ingen hentedag er avtalt.»

Gjør prøven i denne rekkefølgen:

1. Åpne oppsettet for Alfa, velg riktig mal og lag et utkast.
2. Kontroller teksten og avslutt etter kontorets rutine.
3. Bytt til oppsettet for Beta og se etter at riktig bruker og arbeidssted er valgt.
4. Lag utkastet for Beta. Sjekk at «Rav» og mandagsavtalen ikke er med.
5. Overfør til et godkjent testfelt og kontroller mottaker, struktur og hele teksten.

Gjenta også den praktiske starten på arbeidsdagen: ny nettleserøkt, mikrofontillatelse og valg av mal. Ta tiden på oppstart og retting. Et verktøy du bruker to dager i uken på ett kontor, bør være lett å sette opp igjen når du kommer tilbake.

Skriv ned hvilke steg som er forskjellige. Hvis du trenger én huskeliste for Alfa og en annen for Beta, bruk dem i prøveperioden. Da kan du vurdere om verktøyet passer begge steder før du inngår en lengre avtale.

Hva bør du avklare om Journalhjelp?

Journalhjelp har transkribering i nettleseren og en egen Chrome-utvidelse for Pridok. Egne notatmaler lar deg styre seksjoner og instrukser. Prøv malen i arbeidsmåten du skal bruke ved hvert kontor.

Avklar avtalen for behandling av opplysninger, tilgangen og abonnementet med kontorene. Be om skriftlig svar hvis du trenger bruk på tvers av virksomheter. Muligheten til å åpne tjenesten på en annen PC gir ikke alene svaret på dette.

Du kan begynne med den fiktive kontorprøven og en enkel mal i transkriberingsverktøyet. Den viser hvilke steg du må få på plass før første arbeidsdag.

Vanlige spørsmål om bruk på flere arbeidssteder

Kan én KI-lisens brukes på flere legekontorer?

Det avhenger av leverandørens avtale og kontorenes oppsett. Avklar om lisensen gjelder personen, virksomheten eller arbeidsstedet, og hvilke databehandleravtaler som dekker bruken.

Følger notatmalene automatisk med når jeg bytter kontor?

Det må avklares for verktøyet du velger. Undersøk hvor malene lagres, hvilken mal som blir standard, og om strukturen passer overføringen ved hvert kontor.

Betyr innlogging at jeg har riktig tilgang begge steder?

Nei. Innlogging identifiserer deg. Rettighetene må også passe arbeidsoppgavene og virksomhetens tilgangsordning ved hvert arbeidssted.