Bytte KI-verktøy på legekontoret: sjekkliste før du velger

Å bytte KI-verktøy kan være aktuelt når journalnotatet krever mye retting, overføringen til journalsystemet er tungvint, eller du trenger hjelp med mer enn dagens samtale. Men en god demonstrasjon er ikke nok til å velge. Du trenger å vite hva byttet koster, hva du må sette opp på nytt, og om det nye verktøyet løser problemet ditt.

Begynn med avtalen du har. Test deretter den nye løsningen med fiktive oppgaver, sammenlign hele arbeidsflyten og avklar databehandlingen. Før du avslutter hos gammel leverandør, må nødvendig dokumentasjon være på plass i journalsystemet.

Her får du en sjekkliste for byttet, et enkelt regneeksempel og spørsmål du kan stille begge leverandørene. Guiden gjelder valg av dokumentasjonsverktøy for fastleger og legekontor.

Bytte KI-verktøy: avklar hva som må bli bedre

Skriv ned én hovedgrunn til at du vurderer å bytte. «Vi ønsker et bedre verktøy» er vanskelig å teste. «Jeg bruker mye tid på å korte ned notatet etter hver konsultasjon» gir deg noe konkret å undersøke.

I våre kundeintervjuer går uttrykk som «for mye tekst» og «tidstyven er å lete seg gjennom historien til pasienten» igjen. Dette er erfaringer fra enkeltleger, ikke dokumentasjon på at en bestemt leverandør er dårligere enn andre. De peker likevel på to ulike behov: å skrive dagens notat og å finne informasjon i en lang journal.

Problemet du vil løse	Hva du bør teste hos ny leverandør
Notatet blir for langt	Egne maler, korte skriveinstrukser og tid brukt på retting
Mye kopiering mellom vinduer	Hele overføringen til ditt journalsystem
Lang tid på NAV-erklæringer	Dokumentutkast fra journalgrunnlag og opplysninger du gir
Vanskelig å finne gamle opplysninger	Journalsøk med kilder du kan åpne og kontrollere
Uklart hva abonnementet dekker	Funksjonene i planen du faktisk vurderer

Et bytte er heller ikke alltid nødvendig. Kanskje dagens leverandør har en malinnstilling eller dokumentfunksjon du ikke har prøvd. Be om en gjennomgang av akkurat problemet før du bestemmer deg.

Bruker du et godt transkriberingsverktøy, men mangler hjelp med journalhistorikk, kan et tillegg være et alternativ. Sammenlign da samlet pris og antall arbeidssteg med én løsning som dekker begge behov. Vår guide til journaloppsummering og transkribering forklarer forskjellen.

Bytte KI-verktøy: sjekk avtalen før du starter en ny prøve

Finn bestillingen, siste faktura og vilkårene som gjelder for kontoen din. En pris oppgitt «per måned» sier ikke alene om avtalen kan avsluttes hver måned. Beløpet kan være månedsprisen i en avtale som betales for et helt år.

Bindingstid og oppsigelsesfrist må derfor sjekkes hver for seg. Bindingstid beskriver den avtalte perioden du er bundet. Oppsigelsesfristen beskriver hvor tidlig du må varsle om avslutning. Spør leverandøren når siste betaling og siste tilgang blir i din avtale.

Gå gjennom disse punktene:

• Hvem har inngått avtalen: du, legekontoret eller kommunen?
• Gjelder avtalen én bruker eller flere lisenser?
• Hvilken avtaleperiode og oppsigelsesfrist har dere?
• Fornyes avtalen automatisk, og hva er fristen for å stoppe fornyelsen?
• Når går en prøveperiode over i betaling, hvis den gjør det?
• Er prisene oppgitt med eller uten merverdiavgift?
• Må en lånt mikrofon eller annet utstyr returneres?

Eksempler på vilkår som påvirker byttet

Offentlige vilkår kan vise hva du bør spørre om. De erstatter ikke kontorets egen bestilling eller særavtale. Eksemplene under ble kontrollert 2. oktober 2026.

Leverandør	Hva den offentlige kilden oppgir	Hva du må avklare for din konto
Medbric	Årlig fakturering innebærer 12 måneders bindingstid. Prissiden sier at abonnementet starter automatisk etter prøveperioden.	Valgt betalingsmåte, sluttdato og frist for oppsigelse
Stenoly	Én kalendermåneds oppsigelsesfrist. Vilkårene beskriver også retur av lånt mikrofon.	Siste tilgang og hvilke returvilkår som gjelder
Journalhjelp	Prøveperioden blir ikke automatisk betalt. Et betalt abonnement kan sies opp, med tilgang ut betalt periode.	Valgt plan og datoen den betalte perioden slutter

Kilder: Medbrics prisside, Stenolys tjenestevilkår og Journalhjelps tjenestevilkår.

Be om skriftlig bekreftelse på sluttdato og eventuell retur av utstyr. Lagre den sammen med avtalen. Da har du et konkret grunnlag for å planlegge oppstart hos ny leverandør.

Regn på kostnaden i overgangsperioden

Sammenlign planen du trenger, ikke bare leverandørens laveste pris. Direkte overføring til journalsystemet, egne notatmaler eller dokumentfunksjoner kan høre til en annen plan enn den du først ser annonsert.

Regn også på en periode der dere betaler for to verktøy. Ta med lisenser, avtalt betaling hos gammel leverandør, nytt abonnement og eventuelle utgifter til utstyr. Tid til oppsett og opplæring bør vurderes i tillegg.

Her er et fiktivt regneeksempel, ikke faktiske leverandørpriser:

Post	Beregning	Kostnad uten mva.
Gammel avtale for tre brukere i to måneder	3 × 900 kr × 2	5 400 kr
Ny avtale for tre brukere i samme periode	3 × 700 kr × 2	4 200 kr
Samlet abonnementsbetaling i perioden	5 400 kr + 4 200 kr	9 600 kr

Det nye abonnementet koster mindre per måned i eksempelet. Likevel øker betalingen i overgangsperioden med 4 200 kroner hvis den gamle avtalen må løpe videre. En senere oppstart kan redusere dette, men bør veies mot behovet dere prøver å løse.

Mål også tiden du bruker fra oppgaven starter til teksten er kontrollert og overført. Kortere ventetid på utkastet betyr lite hvis du må bruke mer tid på å rette det. Du finner en egen metode i guiden til pris og verdi av KI-verktøy for fastleger.

Ta vare på strukturen i notatmalene dine

Før byttet kan du skrive ned overskrifter, skriveinstrukser og ønsket detaljnivå fra malene du selv har laget. Undersøk om disse kan eksporteres. Ikke regn med at en mal kan flyttes direkte mellom to verktøy.

Start gjerne med én mal som brukes ofte. Noter om du foretrekker avsnitt eller punktliste, hvilke gjentakelser du vil unngå, og hvordan tomme seksjoner skal vises. Lag et nytt, fiktivt stileksempel som viser formen du ønsker.

Hold pasientopplysninger utenfor de varige malene. Hvis en gammel mal inneholder ekte journaltekst, bør den ikke kopieres ukritisk til en ny tjeneste. Et fiktivt eksempel kan vise skrivestilen uten å videreføre innhold fra en pasientjournal.

Prøv deretter malen i det nye verktøyet. Kontroller at datoer, negasjoner og uttrykt usikkerhet beholdes. En overskrift for «Vurdering» skal ikke få verktøyet til å lage en ny vurdering når du ikke har oppgitt en.

Guiden til notatmaler for AI-journalføring har konkrete skriveinstrukser og fiktive eksempler du kan bruke som utgangspunkt.

Sammenlign med de samme fiktive oppgavene

Velg et lite sett oppgaver som ligner arbeidet du gjør. Bruk samme grunnlag i begge verktøyene. Da blir det lettere å skille forskjeller i løsningen fra forskjeller i saken du tester.

Tre oppgaver kan være et praktisk startpunkt:

1. Et kort konsultasjonsnotat: Ett oppgitt funn, en negasjon og en plan legen uttrykkelig har bestemt.
2. En lengre samtale: Flere temaer, usikre opplysninger og et tidligere utsagn som skal beholde sin kilde.
3. Et dokument fra journalgrunnlag: En fiktiv historikk med datoer og tidligere vurderinger, pluss legens uttrykkelige tillegg.

Antallet er vårt forslag til en enkel sammenligning, ikke en validert test av medisinsk kvalitet. Hvis verktøyet bare støtter opptak, les opp samme fiktive manus. Ikke bruk gamle pasientjournaler som testmateriale ved bare å fjerne navn.

Noter konkrete feil og arbeidssteg:

Kontrollpunkt	Hva du skriver ned
Innhold	Opplysninger som mangler, er endret eller er lagt til
Kilder	Om dato, opphav og tidligere vurderinger er bevart
Notatstil	Gjentakelser, feil plassering og unødvendig tekst
Overføring	Antall steg og om teksten havner i riktig felt
Tidsbruk	Tid til oppsett, kontroll, retting og overføring

Normens råd om kvalitetssikring fremhever blant annet negasjoner, doser og hvem som har sagt hva. Ta slike feil med i sammenligningen. Prøv også å oppdage innhold som aldri fantes i grunnlaget.

Hvis en funksjon ikke kan prøves i planen du vurderer, noter den som uprøvd. Be om en demonstrasjon med ditt fiktive grunnlag. En funksjonsliste alene viser ikke hvor mye kontroll og retting du må gjøre.

Vil du ha et bredere opplegg, bruk vår plan for å teste KI-verktøy på legekontoret på 14 dager.

Prøv hele overføringen til journalsystemet

«Integrasjon» kan bety ulike ting. Be leverandøren vise hvordan du starter arbeidet, velger riktig pasient og får teksten tilbake i journalsystemet. En nettleserutvidelse, direkte integrasjon og manuell kopiering gir ulike arbeidssteg.

Test med kontorets faktiske oppsett og et godkjent testmiljø. Bruker dere Pridok, bør dere prøve flyten i Pridok. Bruker dere Infodoc eller WebMed, må dere se hvordan den aktuelle løsningen fungerer der.

Sjekk også om IT-driften tillater utvidelsen eller programvaren. For journalbaserte dokumenter må du vite hvordan nødvendig journalgrunnlag hentes inn, og hva som må gjøres manuelt. En PDF-arbeidsflyt er forskjellig fra at verktøyet henter historikk direkte fra journalsystemet.

Se oversikten over journalsystemer og Journalhjelp for aktuelle arbeidsflyter. For Pridok har vi en egen side om Chrome-utvidelsen.

Avklar databehandlingen hos ny leverandør

Kontorets vurdering av det gamle verktøyet gjelder ikke automatisk for det nye. Be om gjeldende databehandleravtale og informasjon om leverandørkjeden. Datatilsynet forklarer når en databehandleravtale kreves: når andre behandler personopplysninger på virksomhetens vegne.

Få svar på hvor lyd, tekst og journalmateriale behandles, hvem som har tilgang, og når ulike datatyper slettes. Spør også om bruk til modelltrening. Skill mellom midlertidig pasientinnhold, sikkerhetskopier og konto- eller betalingsopplysninger.

Normen beskriver virksomhetens ansvar for valg av verktøy, opplæring og arbeidsmåter. Samle derfor leverandørens svar og testresultatene til den som har ansvar for godkjenningen på kontoret.

Oppdater også pasientinformasjonen hvis beskrivelsen av verktøyet eller databehandlingen endres. Normens råd om pasientinformasjon gir punkter å ta utgangspunkt i. Unngå å gjenbruke et oppslag som lover en slettetid den nye løsningen ikke har.

Hvis du vurderer Journalhjelp

Journalhjelp tilbyr transkribering, journalchat og redigerbare skjemautkast. Dokumenterte opplysninger og vurderinger du uttrykkelig gir, kan brukes i utkastet. Nye kliniske vurderinger må komme fra deg. Hvilke funksjoner du får, avhenger av planen du velger.

Ved kontroll 2. oktober 2026 oppgir Journalhjelps databehandleravtale en begrensning knyttet til Vercels standardavtale. Journalhjelp skal ikke brukes med pasientopplysninger før skriftlig tillatelse eller en dataflyt uten Vercel-behandling er dokumentert. Bruk derfor fiktive data til utprøving, og sjekk gjeldende status før eventuell bruk med pasientdata.

Bytte KI-verktøy: avslutt hos gammel leverandør

Før tilgangen stanser, kontroller at journalpliktig informasjon er ferdigstilt i journalsystemet. Ikke la nødvendig dokumentasjon bli liggende bare som et midlertidig utkast i KI-tjenesten. Dette er også en rutine som bør gjelde i vanlig drift.

Avklar deretter hva som skjer med opplysninger hos gammel leverandør. Datatilsynets veiledning om avtalens innhold beskriver at databehandleravtalen skal regulere sletting eller tilbakelevering ved avslutning. Be om dokumentasjon på hva som er gjort.

Oppsigelse av abonnement, sletting av konto og sletting av pasientinnhold kan være ulike handlinger. Spør hva som gjelder hos leverandøren. Fjern også en gammel utvidelse og tilganger dere ikke lenger trenger, i samråd med IT-driften.

Hvis dere har en kort overgang med begge verktøy, bestem hvem som bruker hvilket verktøy og til hvilke oppgaver. Legg inn en sluttdato for overgangen. Det gjør det lettere å følge opp både betaling og tilganger.

Før byttet er ferdig

Vi vet sluttdato, siste betaling og eventuelle returvilkår.

Det nye verktøyet er prøvd med samme fiktive grunnlag.

Notatmaler og overføring til journalsystemet er gjennomgått.

Databehandling og nødvendig lokal godkjenning er avklart.

Journalpliktig informasjon er ferdigstilt i journalsystemet.

Gammel leverandør har avklart sletting eller tilbakelevering.

Gamle tilganger, utvidelser og lånt utstyr er fulgt opp.

Ofte stilte spørsmål om å bytte KI-verktøy

Kan jeg bytte KI-verktøy mens jeg har bindingstid?

Du må undersøke avtalen du har. Et nytt abonnement avslutter ikke betalingsplikten i den gamle avtalen. Be leverandøren bekrefte sluttdato, oppsigelsesfrist og eventuell betaling som gjenstår før du planlegger byttet.

Følger notatmalene med til ny leverandør?

Ikke nødvendigvis. Undersøk om egne maler kan eksporteres og importeres. Hvis ikke, kan du bygge opp strukturen på nytt med egne overskrifter, skriveinstrukser og et fiktivt stileksempel. Test resultatet før malen tas i bruk.

Hvordan sammenligner jeg to KI-verktøy rettferdig?

Bruk samme fiktive samtale eller journalgrunnlag i begge verktøy. Noter feil, mangler, kildebruk og hele tidsbruken til kontroll, retting og overføring. Prøv funksjonene i den abonnementsplanen du faktisk vurderer.

Er en ny databehandleravtale nok til å bytte?

Nei. Kontoret må også avklare blant annet faktisk databehandling, nødvendige vurderinger, tilgang, opplæring og pasientinformasjon. Godkjenningen av gammel leverandør gjelder ikke automatisk for den nye.

Hva bør jeg gjøre før gammel tilgang stenges?

Ferdigstill journalpliktig informasjon i journalsystemet. Avklar sletting eller tilbakelevering hos leverandøren, siste betaling og retur av lånt utstyr. Følg også opp gamle tilganger og utvidelser.