AI-journalføring ved telefon og video: test før du velger

AI-journalføring ved telefon og video må testes med samtaleløsningen du faktisk bruker. Du kan høre pasienten tydelig i hodesettet samtidig som KI-verktøyet bare får stemmen din. Da hjelper det lite at notatutkastet ser ryddig ut.

Før du velger abonnement, bør du vite hvordan begge stemmene kommer frem til verktøyet. Her får du en enkel lydtest med fiktivt innhold, spørsmål til leverandøren og en arbeidsmåte for timene der du heller vil diktere etterpå.

At du hører pasienten, betyr ikke at opptaket gjør det

En mikrofon og lyden i hodesettet er to ulike deler av oppsettet. Prøv med en kollega på den andre enden av telefonen eller videosamtalen. Kontroller at kollegaens egne svar faktisk kommer med i transkripsjonen.

AI-journalføring ved telefon og video: hvor kommer lyden fra?

Et verktøy for tale til utkast trenger lyd som grunnlag. Ved en fysisk time kan mikrofonen fange både legen og pasienten i rommet. Ved en digital time kommer pasientens stemme fra en telefon eller et program på datamaskinen. Den stemmen må også nå opptaket.

Tre ord gjør det lettere å snakke med leverandøren:

• Mikrofoninngang: Lyden fra mikrofonen du har valgt. Med en vanlig mikrofon er dette lyd rundt deg.
• Høyttalerlyd: Lyd som spilles ut i rommet. En mikrofon kan fange den opp, men resultatet må prøves.
• Systemlyd: Lyd fra programmer på datamaskinen, som stemmen fra en videosamtale. Den må deles eller føres inn gjennom en funksjon som støtter det.

MDNs nettleserdokumentasjon beskriver hvordan et nettsted får tilgang til en fysisk eller virtuell lydinngang. Mikrofontillatelse betyr derfor ikke i seg selv at nettstedet får lyden fra andre programmer.

Også deling av skjermlyd har begrensninger. Ifølge MDNs dokumentasjon om lyd ved skjermdeling varierer hvilke lydkilder nettleseren og operativsystemet tilbyr. Skjermdeling alene er ikke en bekreftelse på at samtalelyden blir med.

Du trenger ikke kunne de tekniske navnene for å teste dette. Be leverandøren vise hvor pasientens stemme kommer inn. Vil du forstå begrepet først, finner du en egen forklaring av systemlyd.

Oppsett	Hva du må avklare før bruk
Telefon med pasienten i hodesettet	Hvordan får notatverktøyet pasientens lyd, i tillegg til mikrofonen din?
Telefon på høyttaler ved datamaskinen	Fanger valgt mikrofon begge stemmer tydelig, uten at korte svar faller bort?
Videosamtale med hodesett	Har løsningen en støttet måte å hente samtalelyden på?
Videosamtale med høyttalere	Kommer pasientens stemme med når du bruker vanlig volum og plassering?
Video og notatskriving i samme tjeneste	Hvilke stemmer inngår i opptaket, og når starter og stopper det?
Diktat etter samtalen	Gjengir utkastet det du oppgir, med riktig kilde og uten nye vurderinger?

Telefonkonsultasjon med KI: test pasientens korte svar

Et hodesett kan fungere godt når bare du skal diktere. Det betyr ikke at samme mikrofon fanger pasientens stemme i en telefonsamtale. Med et vanlig oppsett ligger pasientens lyd i øretelefonene, mens mikrofonen er rettet mot munnen din.

Ikke vurder opptaket bare ut fra dine egne setninger. Du kan si «har du hatt feber?», mens pasientens «nei» blir borte. En transkripsjon med lange, tydelige spørsmål kan dermed mangle opplysningene notatet skulle bygge på.

Be leverandøren vise et oppsett som støttes med kontorets telefonløsning. Avklar om det krever en bestemt app, en egen integrasjon eller en lydinngang som kontorets IT-ansvarlige må sette opp. En mal kalt «telefonkonsultasjon» sier noe om notatets form, men beviser ikke hvordan samtalelyden fanges.

Hvis telefonen brukes på høyttaler

En telefon på høyttaler kan gjøre stemmen hørbar for datamaskinens mikrofon. Journalia beskriver høyttaler og mikrofon som en mulig arbeidsmåte for telefon og video. Det er leverandørens beskrivelse av egen løsning, ikke dokumentasjon på at alle oppsett fungerer likt.

Prøv med vanlig volum, telefonen på sin vanlige plass og datamaskinen slik du bruker den. La kollegaen si noen korte svar og korrigere et tall. Kontroller både transkripsjonen og notatet. Flytt én ting om gangen hvis noe blir borte.

Høyttalerbruk må også passe rommet og kontorets rutiner for taushetsplikt. Testen bør ikke være avhengig av at pasientens stemme spilles så høyt at andre kan høre den. Hvis oppsettet ikke passer, bør dere finne en annen støttet løsning eller velge diktat etter samtalen.

Videokonsultasjon med KI: skill mellom videoløsning og notatverktøy

At begge tjenester kjører i nettleseren, betyr ikke at de deler lyd. En videoløsning kan bruke én fane, mens notatverktøyet bruker en annen. Notatverktøyet trenger fortsatt tilgang til riktig lydkilde.

Noen leverandører har video og notatskriving i samme løsning. Skrift.md beskriver en videofunksjon som blander samtalelyden med legens mikrofon. Andre beskriver opptak via mikrofon og høyttaler. Disse arbeidsmåtene bør prøves hver for seg.

Hvis du vil beholde kontorets eksisterende videoløsning, er det nettopp den kombinasjonen som må testes. En demonstrasjon i leverandørens egen videoapp gir ikke svar på hva som skjer i din vanlige løsning.

Hodesett, ekko og to mikrofonvalg

Videotjenesten og notatverktøyet kan ha hvert sitt mikrofonvalg. Sjekk begge. At kollegaen hører deg i videosamtalen, viser at videoens mikrofon fungerer. Det sier ikke alene hvilken inngang notatverktøyet bruker.

Prøv med utstyret du ønsker å bruke til vanlig. Se etter gjentatte setninger, manglende svar og avbrutt lyd. Dersom problemet oppstår ved bruk av høyttalere, prøv et annet støttet oppsett og sammenlign med samme manus.

Unngå å endre mikrofon, nettleser og notatmal samtidig. Da blir det vanskelig å vite hva som hjalp. Se også guiden til mikrofon til KI-journalføring for kontroll av lydinngang og plassering.

AI-journalføring ved telefon og video: en test før abonnement

Bruk en kollega og helt oppdiktet innhold. Kollegaen deltar fra et annet rom gjennom telefonen eller videoløsningen dere vil bruke. Da tester dere lyden som kommer på avstand, ikke bare to personer ved samme bord.

Dette er forslag til lokal utprøving, ikke en validert kvalitetstest. Formålet er å finne konkrete feil og se hvor mye arbeid som gjenstår før notatet kan brukes. En vellykket prøve viser ikke at verktøyet vil gjengi alle senere samtaler riktig.

1. Avklar oppsettet før du starter

Skriv ned telefon- eller videoløsning, nettleser, hodesett og valgt mikrofon. Be leverandøren bekrefte hvordan begge stemmer skal nå opptaket. Bruk samme notatmal når du sammenligner to oppsett.

Start en fiktiv samtale og opptaket i riktig rekkefølge. La kollegaen si en setning mens du er stille. Sjekk at den kommer med. En lydindikator som beveger seg når du selv snakker, er ikke nok.

2. Les et manus med detaljer som kan kontrolleres

Manuset under er laget for lyd- og tekstkontroll. Det inneholder ingen anbefaling om behandling. Rollene og opplysningene er fiktive.

Rolle	Testsetning	Se etter i resultatet
Lege	«Har du hatt feber?»	Spørsmålet blir ikke skrevet som et bekreftet symptom
Pasient	«Nei, ingen feber.»	Det korte svaret og ordet «ingen» er bevart
Pasient	«Det er venstre side, ikke høyre.»	Side og korrigering stemmer
Pasient	«Jeg tar medisin A, 25 milligram om morgenen.»	Navnet fra manuset, tallet og tidspunktet er riktig
Pasient	«Det var søsteren min som ble operert.»	Opplysningen blir ikke ført som pasientens egen historie
Lege	«Jeg har ikke bestemt noen endring i dag.»	Utkastet legger ikke til en beslutning

La kollegaen si noen av svarene med lavere stemme. Prøv også en kort rettelse: «Jeg sa tirsdag, men jeg mente torsdag.» Den endelige opplysningen skal ikke bli til to ulike avtaler.

3. Kontroller transkripsjon og notatutkast hver for seg

Når verktøyet viser transkripsjonen, sammenligner du den med manuset først. Sjekk særlig kollegaens setninger. Undersøk deretter om notatet har bevart innholdet når teksten er forkortet og satt i en struktur.

Et bortfalt svar i transkripsjonen peker mot opptaket eller talegjenkjenningen. Hvis transkripsjonen stemmer, men notatet ikke gjør det, må du undersøke hvordan utkastet blir skrevet. En ny mikrofon løser ikke nødvendigvis det siste problemet.

Kontroller også hvem opplysningene gjelder. Talerskille kan merke ulike stemmer, men stemmeetiketter er ikke i seg selv en garanti for riktig rolle i notatet. Ved bruk av tolk kan du supplere med testene for dialekt og tolk.

4. Gjenta og noter tiden du bruker

Koble fra og til hodesettet hvis det er en del av vanlig bruk. Start en ny samtale og gjenta manuset. Hvis både telefon og video inngår i arbeidsdagen din, prøver du begge. De kan bruke ulike lydveier.

Noter konkrete feil og tid brukt på kontroll, retting og overføring. Du trenger ikke måle bare hvor raskt KI lager tekst. Det er tiden frem til et kontrollert notat i riktig journal som betyr noe for arbeidet ditt.

Oppsett	Begge stemmer med?	Korte svar og tall riktig?	Feil i notatet	Tid til kontroll og overføring
Telefon med vanlig hodesett	Ja / nei	Ja / nei	Skriv konkret feil	Minutter
Telefon med annet støttet oppsett	Ja / nei	Ja / nei	Skriv konkret feil	Minutter
Video med vanlig utstyr	Ja / nei	Ja / nei	Skriv konkret feil	Minutter
Diktat etter fiktiv samtale	Bare legen dikterer	Ja / nei	Skriv konkret feil	Minutter

Bruk resultatet som grunnlag for spørsmål til leverandøren. For en bredere vurdering av verktøy og abonnement kan du følge planen for å teste KI-verktøy på 14 dager.

Når bør du diktere etter samtalen?

Et kort diktat er et alternativ når du ikke har et egnet oppsett for å fange begge stemmer. Du gjennomfører telefon- eller videotimen og formulerer deretter selv det som skal stå i notatet. Verktøyet bruker stemmen din som grunnlag for et utkast.

Da må du oppgi relevante opplysninger, egne observasjoner, vurdering og plan. Et diktat gir ikke KI tilgang til pasientens opprinnelige ord. Kontroller derfor at du har tatt med det som skal dokumenteres, og at teksten bevarer hvem som ga opplysningene.

Dette passer å teste hvis samtaleopptaket mister pasientens lyd, hvis du ønsker å beholde hodesettet eller hvis du foretrekker å formulere notatet selv. Ikke bruk et ufullstendig opptak som grunnlag for å gjette resten. Les mer om AI-diktering for fastleger.

Slik kan du prøve Journalhjelp

Transkribering i Journalhjelp bruker valgt mikrofoninngang. Det henter ikke automatisk systemlyden fra en separat telefon- eller videoløsning. Med et vanlig hodesett bør du derfor ikke regne med at pasientens stemme kommer med bare fordi opptaket er startet.

Du kan prøve et eget diktat etter en fiktiv samtale og kontrollere utkastet. Hvis du tester opptak via høyttaler og mikrofon, må begge stemmer kontrolleres med det konkrete oppsettet. En teknisk lydprøve erstatter ikke kontorets avklaring av databehandling og bruk med pasienter.

Pasientinformasjon og kontroll av det ferdige notatet

Før bruk med pasienter må virksomheten ha avklart verktøy, databehandling og rutiner. Helsedirektoratet anbefaler verktøy laget for dokumentasjon av helsehjelp. Se også vår sjekkliste for databehandleravtale.

Ifølge Helsedirektoratets råd om samtykke trenger du ikke et eget samtykke til tale til utkast i journalføringen. Pasienten bør likevel informeres. Dersom pasienten ikke ønsker slik bruk, bør du ta hensyn til det og dokumentere på vanlig måte uten KI-assistanse.

Dette gjelder tale til utkast for journalføring. Det gir ikke i seg selv grunnlag for andre formål, som å ta vare på video eller lyd for senere bruk. Avklar hva løsningene faktisk tar opp og lagrer.

Forklar det før opptaket starter

Gi en kort forklaring som passer den valgte løsningen. Et mulig utgangspunkt er: «Jeg bruker et verktøy som gjør samtalen om til et utkast til journalnotat. Jeg leser gjennom og retter teksten. Si fra hvis du ikke ønsker at jeg bruker det.»

Tilpass forklaringen med riktig informasjon om opptak, lagring og sletting. Helsedirektoratets råd om pasientinformasjon beskriver hva pasienten bør få vite. Ved digitale timer bør kontoret ha en arbeidsmåte som gir informasjonen før opptaket starter.

Det du ser på video, må du selv beskrive

Et lydgrunnlag inneholder ikke alt du observerer på skjermen. Helsedirektoratet peker på at tale til utkast ikke fanger kliniske observasjoner og vurderinger som ikke blir sagt høyt. Du må selv supplere notatet med relevant informasjon.

Les hele utkastet før journalføring. Kontroller særlig korte nektelser, legemidler, doser, avtaler og hvem som sa hva. Sjekk også at teksten ikke beskriver undersøkelser som ikke ble gjort. Dette følger Helsedirektoratets råd om kvalitetssikring.

Helsedirektoratet anbefaler at lydopptak, råtekst og utkast slettes senest ved godkjenning i journalen. Avklar hvordan det gjøres i løsningen dere bruker. Kopiering og sletting er ulike handlinger. Vår sjekkliste for kontroll av KI-journalnotater kan brukes sammen med lydtesten.

Spørsmål til leverandøren før du velger

Be om konkrete svar som kan prøves i praksis. «Støtter digitale konsultasjoner» er mindre nyttig enn en demonstrasjon med kontorets telefon eller videoløsning.

• Hvordan får verktøyet både min stemme og pasientens stemme?
• Kan vi bruke hodesettet og samtaleløsningen vi allerede har?
• Hvilke nettlesere og operativsystemer støttes i dette oppsettet?
• Trengs en egen app, integrasjon eller annet utstyr?
• Når starter og stopper opptaket, og hvordan ser jeg at det er aktivt?
• Kan jeg se transkripsjonen og kontrollere hva som faktisk kom med?
• Hva skjer med tekst og opptak hvis forbindelsen brytes?
• Hva lagres av lyd, video, transkripsjon og utkast, og hvordan slettes det?
• Hvilket abonnement dekker funksjonene vi skal teste?

Velg ut fra resultatet med din arbeidsmåte. Hvis pasientens stemme faller bort, må lydoppsettet løses før samtaleopptak vurderes videre. Hvis lyden er god, men notatet krever mye retting, bør også notatmal og tekstkvalitet inngå i valget.

Vanlige spørsmål om KI ved telefon og video

Kan AI-journalføring brukes ved telefon- og videokonsultasjoner?

Ja, når verktøyet har et egnet lydgrunnlag. Test at begge stemmer kommer med gjennom den telefon- eller videoløsningen du skal bruke. Hvis du bare dikterer etter samtalen, er diktatet ditt grunnlaget for utkastet.

Fanger hodesettets mikrofon pasientens stemme?

Ikke nødvendigvis. En vanlig hodesettmikrofon fanger stemmen ved munnen din, mens pasientens lyd spilles i øretelefonene. Be leverandøren vise hvordan pasientens lyd skal nå opptaket, og test det med en kollega.

Er en mal for telefonkonsultasjon nok til å transkribere samtalen?

Nei. Malen beskriver hvordan notatet skal skrives. Den viser ikke om verktøyet får lyd fra telefonen. Lydopptak og notatmal må avklares og testes hver for seg.

Tar Journalhjelp automatisk opp lyden fra en separat videosamtale?

Nei. Journalhjelps vanlige opptak bruker valgt mikrofoninngang og henter ikke automatisk systemlyd fra en separat videosamtale. Test det konkrete oppsettet, eller prøv et eget diktat etter samtalen.

Må pasienten samtykke til tale til utkast?

Helsedirektoratet sier at eget samtykke ikke er nødvendig til tale til utkast i journalføringen. Pasienten bør informeres. Dersom pasienten ikke ønsker slik bruk, bør du dokumentere på vanlig måte uten KI-assistanse.

Må jeg kontrollere notatet selv om begge stemmer kommer med?

Ja. God lyd garanterer ikke riktig tekst. Les hele utkastet, kontroller fakta og roller, og suppler med egne relevante observasjoner og vurderinger før journalføring.