KI-rutine for legekontor: mal for trygg bruk i praksis

En KI-rutine for legekontor bør være kort nok til at den faktisk brukes. Den skal ikke være en 20-siders perm som ingen åpner. Den skal svare på det ansatte trenger i hverdagen: Når kan vi bruke KI, hvilke pasientdata kan brukes, hvem kontrollerer teksten, og hva gjør vi når noe blir feil?

Dette er særlig viktig nå som flere legekontor tester AI-transkribering, Journalchat og skjemautfylling fra journal. Verktøyene kan spare tid. Men de må brukes innenfor en tydelig lokal rutine.

Denne guiden gir deg en praktisk mal du kan tilpasse til eget kontor.

KI-rutine for legekontor: kort svar

En KI-rutine for legekontor bør minst dekke disse punktene:

Punkt	Hva rutinen skal si
Formål	Hvilke oppgaver KI kan brukes til
Roller	Hvem er dataansvarlig, bruker, superbruker og godkjenner
Data	Hvilke pasientdata som kan brukes, og hvilke som ikke skal brukes
Pasient	Når pasienten skal informeres
Kontroll	Hvordan legen sjekker utkast før journalføring eller innsending
Grenser	Hva KI aldri skal avgjøre
Avvik	Hva ansatte gjør ved feil, feil pasient, feil tekst eller sikkerhetsbrudd
Opplæring	Hvem får bruke verktøyet, og hvilken opplæring kreves

Normens faktaark om trygg bruk av KI i dokumentasjon av helsehjelp ble vedtatt 8. mai 2026. Faktaarket gjelder tale-til-utkast, men prinsippene passer også for mange andre KI-flyter på legekontor: verktøyet må være egnet, bruken må være forsvarlig, og helsepersonell må kontrollere det som havner i journalen.

Helsedirektoratet oppsummerte poenget tydelig i juni 2026: KI kan gi mer effektiv dokumentasjon, men KI-genererte utkast kan inneholde feil, mangler og misforståelser. Helsepersonell har ansvar for innholdet før det lagres.

Hvorfor rutinen trengs

Mange legekontor starter med én ivrig lege. Så sprer bruken seg til kollegaer, vikarer og helsesekretærer. Det kan gå fint, men bare hvis alle forstår samme grense.

Uten rutine får dere fort fem ulike praksiser:

• én lege bruker KI til korte journalnotater
• én bruker det til NAV-tekst
• én limer inn journalutdrag i et generelt tekstverktøy
• én lar utkast ligge i nettleseren
• én vet ikke hva pasienten skal få vite

Da blir risikoen større enn nødvendig. Ikke fordi KI alltid gjør store feil, men fordi små feil kan gli inn i journalen når arbeidsdagen er travel.

En god rutine gjør tre ting:

1. Den gjør trygg bruk enkel.
2. Den gjør utrygg bruk lett å stoppe.
3. Den gjør ansvaret klart når noe må rettes.

Hvem skal eie rutinen?

Rutinen bør eies av dataansvarlig eller den personen dataansvarlig har gitt oppgaven til.

Normen beskriver dataansvarlig som den som bestemmer formålet med behandlingen av helse- og personopplysninger og hvilke midler som brukes. Normen sier også at dataansvarlig skal gjennomføre risikovurderinger, DPIA der det trengs, sikkerhetstiltak, leverandøravtaler, avvikshåndtering og opplæring.

På et fastlegekontor betyr det vanligvis:

Rolle	Ansvar i KI-rutinen
Dataansvarlig	Godkjenner bruk med pasientdata, avtaler og risiko
Fastlege	Kontrollerer og godkjenner tekst før journalføring eller innsending
Kontorleder	Sørger for opplæring, tilgang og praktisk oppfølging
Helsesekretær	Bruker bare KI innenfor avtalte oppgaver
Leverandør	Dokumenterer dataflyt, sikkerhet, sletting og underleverandører

Dataansvarlig godkjenner ikke hvert journalnotat. Det gjør legen. Men dataansvarlig må vite at verktøyet og arbeidsmåten er trygge nok til bruk med helseopplysninger.

Mal: KI-rutine for legekontor

Bruk denne malen som startpunkt. Tilpass den til journalsystem, leverandør, kontorstørrelse og lokale roller.

1. Formål

Skriv kort hva KI-verktøyet kan brukes til.

Eksempel:

Tillatt bruk

KI-verktøyet kan brukes til å lage utkast til konsultasjonsnotat, søke i journalgrunnlag, oppsummere relevante journalopplysninger og lage redigerbare utkast til skjemaer. Utkast skal alltid kontrolleres av lege før journalføring, utsending eller innsending.

Skriv også hva verktøyet ikke skal brukes til.

Eksempel:

Ikke tillatt bruk

KI-verktøyet skal ikke sette diagnose, foreslå ny behandling, vurdere rett til NAV-ytelser, avgjøre arbeidsevne, konkludere om prognose eller sende dokumenter uten legekontroll.

Denne linjen er viktig. Den beskytter både pasienten og legen.

2. Godkjente arbeidsflyter

Lag en kort liste over godkjente bruksområder.

Arbeidsflyt	Tillatt bruk	Kontroll før bruk
Transkribering	Lage utkast til journalnotat fra konsultasjon	Legen retter og godkjenner
Journalchat	Finne dokumenterte opplysninger i journalen	Legen sjekker kilder
Skjemautfylling	Lage utkast til NAV-skjema eller legeerklæring fra journal	Legen vurderer, retter og signerer
Henvisning	Lage strukturert utkast fra journal og aktuell vurdering	Legen kontrollerer relevans og prioritet
Generell tekst	Språkvask uten pasientdata	Bruker kontrollerer innhold

Hvis en arbeidsflyt ikke står på listen, skal den ikke brukes før den er vurdert.

3. Data som kan behandles

Skriv hvilke data som kan inn i verktøyet.

For eksempel:

• lyd fra konsultasjon
• journaltekst eller journal-PDF
• epikriser og prøvesvar som er relevante for oppgaven
• legens egne instruksjoner
• pasientens aktuelle opplysninger når de trengs for oppgaven

Skriv også hva som ikke skal inn:

• data om andre pasienter
• uvedkommende tredjepersonopplysninger
• hele journaler uten konkret formål
• pasientdata i generelle KI-verktøy uten avtale
• private notater som ikke skal inngå i journalgrunnlaget

Dette bygger på samme prinsipp som ved journalføring ellers: bare relevante og nødvendige opplysninger skal brukes.

Pasientinformasjon

Ved tale-til-utkast bør pasienten få enkel informasjon før opptaket starter. Det trenger ikke være langt.

Kort muntlig formulering:

Pasientinformasjon

Jeg bruker et godkjent verktøy som lager et utkast til journalnotat fra samtalen. Jeg leser gjennom og godkjenner teksten før den lagres. Si fra hvis du ikke ønsker at jeg bruker det i dag.

Hvis pasienten ikke ønsker det, bør legen føre notat på vanlig måte.

Rutinen bør si:

• hvem informerer pasienten
• når informasjonen gis
• hvordan reservasjon håndteres
• om kontoret har oppslag i venterom eller på nettside
• hva legen gjør hvis samtalen er ekstra sensitiv

Ved pasientsamtykke for AI-opptak er målet ikke å gjøre samtalen tung. Målet er at pasienten forstår hva som skjer.

Kvalitetssikring før journalføring

Dette er kjernen i rutinen. KI-utkast skal ikke rett inn i journalen uten kontroll.

Kontroll av KI-utkast

Riktig pasient og riktig dato er kontrollert.Viktige negasjoner er riktige, for eksempel "ikke brystsmerter".Legemidler, doser, allergier og prøvesvar er sjekket.Pasientens utsagn og legens vurdering er tydelig skilt.Teksten inneholder ikke ny diagnose eller anbefaling som legen ikke har vurdert.Unødvendige tredjepersonopplysninger er fjernet.Plan, avtaler og oppfølging stemmer med det som ble sagt.

For NAV-skjemaer og legeerklæringer må kontrollen være enda tydeligere. Da bør legen sjekke kilder, funksjon, behandling, arbeidsevne og hva som faktisk er dokumentert. Les også guiden om NAV-assistent for fastleger hvis dere bruker KI til NAV-arbeid.

Hva legen alltid må eie selv

KI kan finne, sortere og formulere. Den skal ikke overta legens vurdering.

Legen må selv eie:

• aktuell medisinsk vurdering
• diagnosebruk
• behandlingsplan
• vurdering av arbeidsevne
• vurdering av prognose
• konklusjon i legeerklæring
• prioritering i henvisning
• endelig journaltekst

Dette er ikke en teknisk formalitet. Helsepersonelloven § 40 krever at journalen føres i samsvar med god yrkesskikk og inneholder relevante og nødvendige opplysninger. Et KI-utkast kan hjelpe, men det fritar ikke helsepersonell for dokumentasjonsansvaret.

Ikke la utkast bli konklusjon

Et KI-utkast kan være nyttig når legen skal skrive. Det skal ikke være en snarvei til ny pasientspesifikk diagnose, behandling, prognose, arbeidsevnevurdering eller NAV-konklusjon.

Hva helsesekretær kan gjøre

Helsesekretær kan ofte bidra i arbeidsflyten, men rollen må være tydelig.

Typiske oppgaver:

• sortere meldinger og forespørsler
• legge ved riktig dokumentasjon etter rutine
• sjekke at pasientinformasjon er gitt
• opprette oppgave til lege
• kontrollere at riktig skjema eller mal brukes
• varsle lege ved avvik eller usikkerhet

Helsesekretær bør ikke:

• godkjenne medisinske KI-utkast
• sende legeerklæring uten legekontroll
• be KI lage medisinsk vurdering
• endre diagnose, behandling eller arbeidsevne
• bruke pasientdata i verktøy som ikke er godkjent

Hvis kontoret bruker KI i NAV-flyt, kan helsesekretær forberede saken. Legen må fortsatt lese kilder, gjøre vurderingen og signere.

Avvik: når noe går feil

Rutinen bør ha en enkel avviksdel. Den skal være lett å følge samme dag som feilen skjer.

Eksempler på avvik:

• lyd eller tekst havner på feil pasient
• KI-utkast inneholder alvorlig feil
• ansatte bruker feil verktøy
• pasientdata legges inn i ikke-godkjent tjeneste
• rådata blir liggende lenger enn avtalt
• leverandøren varsler sikkerhetshendelse
• en ansatt har tilgang de ikke skal ha

Kort avviksrutine:

1. Stopp bruken hvis feilen kan påvirke flere saker.
2. Varsle ansvarlig lege eller kontorleder.
3. Dokumenter hva som skjedde, uten unødvendige personopplysninger.
4. Rett journalen hvis feil tekst er lagret.
5. Vurder om avviket skal meldes etter lokal rutine.
6. Juster rutinen hvis feilen kan skje igjen.

Ikke gjør avvik til skyld. Gjør det til læring. KI-bruk må justeres underveis, ellers blir rutinen raskt utdatert.

Sjekkliste før første pasientdata

Før legekontoret bruker et KI-verktøy med reelle pasientdata, bør disse punktene være avklart:

Før oppstart

Bruksområdet er skrevet ned.Dataansvarlig har godkjent avgrenset bruk.Databehandleravtale er vurdert og signert der det trengs.Underleverandører, lagringssted og sletting er kjent.Det er vurdert om DPIA trengs.Leverandøren har forklart eventuell CE-merking eller hvorfor funksjonen faller utenfor.Pasientinformasjon er klar.Kvalitetssjekk før journalføring er beskrevet.Avviksrutine er klar.Ansatte vet hva verktøyet ikke skal brukes til.

DMP skriver om programvare som medisinsk utstyr at samsvarsvurdering og CE-merking handler om at produsenten bekrefter at utstyr oppfyller kravene i regelverket. For KI-verktøy må leverandøren kunne forklare tiltenkt formål og vurdering. Men CE-merking erstatter ikke lokal personvernvurdering, databehandleravtale eller legekontroll.

Hvis dere fortsatt er i valgfasen, bruk også sjekklisten for KI-verktøy på legekontoret og 14-dagers testplanen.

Intern rutine dere kan kopiere

Her er en kort versjon som kan limes inn i et internt dokument og tilpasses.

Kort KI-rutine

KI-verktøy skal bare brukes til godkjente arbeidsflyter på legekontoret. Pasientdata skal ikke legges inn i generelle KI-verktøy uten avtale og lokal godkjenning. KI kan lage utkast til journalnotat, journalsøk, oppsummering, henvisning og skjemautfylling når verktøyet er godkjent for dette. Legen skal alltid lese, rette og godkjenne tekst før den journalføres, sendes eller brukes i erklæring. KI skal ikke ta over diagnose, behandling, prognose, arbeidsevnevurdering eller NAV-konklusjon. Feil, uventede svar, feil pasient, uklar databehandling eller brudd på rutinen meldes som avvik etter lokal prosedyre.

Gjør teksten lokal. Skriv inn navn på verktøy, hvem som er superbruker, og hvor ansatte finner databehandleravtale, pasientinformasjon og avviksskjema.

Vanlige feil i KI-rutiner

Rutinen er for bred

"KI kan brukes til dokumentasjon" er for bredt. Skriv heller hvilke oppgaver som er godkjent.

Rutinen nevner ikke forbud

En god rutine sier også nei. Skriv tydelig hva verktøyet ikke skal brukes til.

Pasientinformasjon blir glemt

Hvis pasienten først får vite om opptak når legen trykker start, blir det dårlig flyt. Lag én enkel setning som alle bruker.

Kvalitetssjekken er uklar

"Legen kontrollerer" er riktig, men ikke nok. Skriv hva legen skal kontrollere.

Avvik blir for tungvint

Hvis avvik tar 20 minutter å melde, blir små feil ikke meldt. Lag en enkel vei inn.

Ofte stilte spørsmål

Kilder

• Helsedirektoratet/Normen: Trygg bruk av KI i dokumentasjon av helsehjelp
• Helsedirektoratet: Trygg bruk av KI i dokumentasjon av helsehjelp
• Normen: Dataansvarliges ansvar
• Helsedirektoratet: Personvern og informasjonssikkerhet ved bruk av KI
• DMP: Programvare som medisinsk utstyr
• Lovdata: Helsepersonelloven § 40