Sletting i KI-journalføring: lyd, utkast og kopier

Sletting i KI-journalføring må dekke mer enn at notatet forsvinner fra listen. Før du velger verktøy, trenger du svar på hva som skjer med lyden, råteksten og utkastet. Du må også vite hvem som avslutter arbeidet, og hva som skjer med eventuelle kopier.

Be leverandøren vise en hel arbeidsflyt med fiktive opplysninger. Følg den fra opptak til kontrollert notat i journalsystemet, og deretter til sletting. En knapp merket «ferdig» sier lite om hva som faktisk er fjernet.

Sletting i KI-journalføring: hva skal bort?

Et verktøy for tale til utkast kan behandle flere versjoner av den samme samtalen. De kan ha ulike lagringssteder og frister. Få en oversikt som gjelder funksjonen og abonnementet dere skal bruke.

Materiale	Spørsmålet dere bør få besvart
Lyd	Lagres opptaket, eller behandles det fortløpende? Når fjernes det?
Transkripsjon	Hvor lenge finnes teksten fra samtalen?
Notatutkast	Hva utløser sletting av utkast og tidligere versjoner?
Vedlegg	Følger en opplastet PDF samme frist som notatet?
Lokal kopi	Hva finnes i nettleseren, nedlastinger eller utklippstavlen?
Sikkerhetskopi	Hva kan ligge isolert, og når overskrives det?

Den ferdige journalteksten i godkjent journalsystem er en egen del av arbeidsflyten. Rydding hos KI-leverandøren skal ikke forveksles med å slette en journalføring der. Helsedirektoratet forklarer egne regler om journalinnsyn, retting og sletting. Krav om retting og sletting av pasientjournal må behandles etter reglene som gjelder journalen.

Hva sier rådene om lyd og utkast?

Helsedirektoratets faktaark sier at lydopptak, råfil og tekstutkast skal fjernes senest når notatet godkjennes i journalen. Dette står sammen med rådene om kontroll av innhold og riktig mottaker. Les punktet om kvalitetssikring.

I kjøpstesten bør dere derfor undersøke hvordan avslutning i journalsystemet henger sammen med sletting hos leverandøren. Ved manuell kopiering er det et konkret spørsmål om KI-verktøyet får vite at teksten er godkjent. Ikke gå ut fra at dette skjer automatisk.

Be om en skriftlig rutine for nettopp deres oppsett. Skal legen trykke «slett», avslutte økten på en bestemt måte eller bruke en integrasjon? Hvem følger opp hvis steget feiler? Et generelt løfte om kort lagringstid svarer ikke på disse spørsmålene.

Lagringstid er en frist, sletting er en handling

Lagringstid beskriver hvor lenge en opplysning skal beholdes. Den sier ikke alene hva som skjer ved godkjenning, ved en feil eller når en bruker sletter tidligere. Be leverandøren skille mellom disse hendelsene.

En automatisk opprydding kan være et siste sikkerhetsnett. Den erstatter ikke uten videre rutinen som skal brukes når notatet er ferdig. Spør også hva som starter klokken: opplasting, opptaksstart, avsluttet behandling eller siste endring.

Dette er særlig relevant når et utkast blir liggende uferdig. Dere trenger både en arbeidsmåte for vanlig avslutning og et svar på hva som skjer når en økt blir glemt. Ikke legg opp arbeidet slik at nødvendig journaltekst bare finnes i et midlertidig KI-verktøy.

Vår lokale prøve av to sletteveier

Den 28. oktober 2026 prøvde vi en av Journalhjelps lokale funksjoner for rydding av transkripsjonslyd. Vi brukte oppdiktede filnavn og en simulert lagringstjeneste. Ingen lydfiler, kontoer eller databaser ble brukt.

I første del ba funksjonen om å slette én opplastet lydfil og delene fra to opptaksøkter. I andre del lot vi slettingen av den opplastede filen feile. Funksjonen forsøkte fortsatt å rydde de to øktene og ba om å registrere én feilhendelse, uten å avvise funksjonskallet.

Det viser hvorfor en fullført handling i grensesnittet ikke alene dokumenterer at hver lagringstjeneste har slettet alt. Prøven undersøkte hvilke forespørsler denne funksjonen sender. Den beviser verken faktisk sletting, automatisk opprydding, varsling, sikkerhetskopier eller sletting hos underleverandører.

For kjøperen gir dette ett nyttig kontrollspørsmål: Hvordan oppdages og følges en delvis mislykket sletting opp? Be om svaret i tillegg til en demonstrasjon av det vanlige forløpet.

Hva oppgir Journalhjelp om sletting?

Den offentlige databehandleravtalen, kontrollert 28. oktober 2026, oppgir sletting av pasientinnhold fra aktive systemer innen 24 timer etter opplasting. Kunden kan slette tidligere, og enkelte funksjoner kan ha kortere lagringstid. Avtalen skiller dette fra opplysninger i isolerte sikkerhetskopier og hos underdatabehandlere, som kan bestå til fastsatt rotasjon.

Dette er en beskrivelse av avtalen. Den lokale prøven over bekrefter ikke at alle fristene overholdes i drift. Den dokumenterer heller ikke at godkjenning i et eksternt journalsystem automatisk utløser sletting i Journalhjelp.

Før dere tar et verktøy i bruk, må avtalen, sletterutinen og arbeidsflyten passe sammen. Bruk sikkerhetssiden og avtalen som utgangspunkt, og få uklare punkter avklart. Denne guiden er ikke en godkjenning av et bestemt oppsett.

Test sletting i KI-journalføring før kjøp

Bruk en avtalt testtilgang og en helt fiktiv setning, for eksempel «FIKTIV TEST: Dokument Alfa skal hentes torsdag». Følg leverandørens støttede arbeidsmåte. Ikke prøv å omgå tilganger eller hente skjulte data.

1. Lag et kort opptak eller tekstgrunnlag og et utkast.
2. Overfør det til et godkjent testmiljø for journalsystemet.
3. Utfør steget som skal markere at arbeidet er ferdig.
4. Følg den oppgitte sletterutinen hos KI-leverandøren.
5. Se hva som finnes i historikk, åpne faner og eventuell gjenoppretting.
6. Be leverandøren forklare hva testen ikke viser, særlig om sikkerhetskopier.

En tom liste er en observasjon av grensesnittet. Den er ikke et bevis for fullstendig sletting. Noter hva dere selv så, hva leverandøren dokumenterte, og hvilke spørsmål som fortsatt står åpne.

Ta med lokale kopier i rutinen. En nedlastet fil og tekst i utklippstavlen kan kreve egne steg. Guiden om KI-journalføring på delt PC viser hvorfor utlogging og rydding må undersøkes hver for seg.

Spørsmål dere bør avklare i avtalen

Be om konkrete svar fremfor bare «GDPR-sikker». Datatilsynets veiledning om databehandleravtaler er et utgangspunkt for rollefordelingen mellom kontoret og leverandøren.

• Hva utløser sletting av hvert materiale i tabellen over?
• Hvordan håndteres godkjenning i EPJ ved manuell kopiering?
• Hva skjer ved delvis feil eller utilgjengelig lagring?
• Hvilke underleverandører har egne kopier eller frister?
• Hvilke opplysninger finnes i sikkerhetskopier, og hva er rotasjonstiden?
• Hva må kontoret gjøre lokalt, og hvem har ansvaret?

Dere kan bruke vår sjekkliste for databehandleravtale for KI-verktøy til den bredere gjennomgangen. Denne artikkelen handler om den praktiske veien fra ferdig notat til ryddet materiale.

Vanlige spørsmål om sletting av KI-materiale

Betyr «slettet fra listen» at alle kopier er borte?

Nei. Det viser bare hva grensesnittet viser. Be om dokumentasjon for lagring, underleverandører, sikkerhetskopier og eventuelle lokale kopier.

Er automatisk sletting innen 24 timer nok i seg selv?

Nei. Helsedirektoratets faktaark knytter sletting av lyd, råfil og utkast til godkjenning i journal. En oppgitt maksimal lagringstid må vurderes sammen med den konkrete sletterutinen.

Skal det ferdige notatet også slettes fra journalsystemet?

Rydding av midlertidig KI-materiale er ikke det samme som sletting av journalføring. Nødvendig journaltekst skal håndteres i det godkjente journalsystemet etter reglene som gjelder der.

Hva beviste den lokale sletteprøven?

Den viste separate sletteforespørsler og håndtering av én simulert feil i en lokal funksjon. Ingen faktiske filer ble slettet, og drift, sikkerhetskopier og godkjenning i EPJ ble ikke testet.