Lagringstid

Lagringstid beskriver hvor lenge opplysninger skal beholdes. I et KI-verktøy kan lyd, transkripsjon, utkast, vedlegg og kontodata ha ulike frister. Fristen må knyttes til en hendelse, for eksempel opplasting eller ferdig behandling.

En frist er ikke det samme som dokumentasjon på at sletting er utført. Skill mellom sletting fra aktive systemer, lokal rydding og håndtering av sikkerhetskopier. At innhold ikke lenger vises i en liste, beviser ikke alene at alle kopier er borte.

Helsedirektoratets faktaark om tale til utkast knytter sletting av lydopptak, råfil og tekstutkast til godkjenning i journal. En oppgitt maksimal lagringstid må derfor vurderes sammen med arbeidsflyten ved godkjenning. Det ferdige notatet i godkjent journalsystem følger egne regler.

Før kjøp bør kontoret be om en oversikt over materialet, startpunktet for hver frist, slettehendelsen og håndtering av feil. Prøv grensesnittet med helt fiktivt innhold og be om dokumentasjon for deler som ikke kan ses i testen.

Fiktiv kjøpstest: Et utkast overføres til et testmiljø for EPJ. Testpersonen følger sletterutinen og noterer hva grensesnittet viser. Leverandøren må dokumentere håndtering av kopier som testen ikke viser.