Avvist sykmelding: NAVs formelle kontrollpunkter

NAV avviser en sykmelding automatisk når bestemte formelle krav ikke er oppfylt. En slik avvisning er noe annet enn at NAV senere vurderer at vilkårene for sykepenger ikke er oppfylt, eller at en arbeidsgiver bestrider sykmeldingen.

Den gjeldende listen står i NAVs veiledning om avviste sykmeldinger. NAV rangerer ikke punktene etter hvor ofte de forekommer.

Hva skjer ved automatisk avvisning?

NAV sier at en automatisk avvist sykmelding ikke kan rettes eller godkjennes manuelt. Sykmelder må skrive en ny sykmelding med riktig informasjon.

Pasienten og sykmelderen får beskjed samtidig. Pasienten varsles med SMS eller e-post og ser årsaken på nav.no. Sykmelderen får meldingen i EPJ-systemet. Hvis meldingen ikke er synlig, ber NAV sykmelder kontakte EPJ-leverandøren.

En ny attest løser den formelle mangelen. Den innebærer ikke i seg selv at NAV har godkjent retten til sykepenger.

NAVs 15 oppgitte avvisningsgrunner

Dette er NAVs nåværende liste over feil som fører til automatisk avvisning:

Kontrollpunkt	Hva sykmelder bør kontrollere
Begrunnelse for tilbakedatering mangler	Forklar tilbakedateringen i punkt 11.2 og oppgi kontaktdato i 11.1 når det er relevant
Hoveddiagnosen er en ICPC-2 Z-diagnose som ikke gir rett til sykepenger	Kontroller at kode og fraværsgrunn er riktig for den dokumenterte situasjonen
Hoveddiagnose eller annen gyldig fraværsgrunn mangler	Fyll ut det aktuelle grunnlaget før innsending
Sykmeldingsperioden mangler	Kontroller fra- og til-dato
Perioder overlapper	Kontroller alle periodene i attesten
Periodene henger ikke sammen	Kontroller rekkefølge og eventuelle opphold
Organisasjonsnummeret er feil	Kontroller virksomheten og underenheten
Behandlingsdatoen er feil	Bruk tidspunktet da akkurat denne sykmeldingen ble opprettet og sendt
Til-dato er før fra-dato	Rett datorekkefølgen
Starttidspunktet er mer enn 30 dager fram i tid	Vurder startdatoen etter NAVs regel for framtidig sykmelding
Sykmeldingen varer mer enn ett år	Del eller avgrens perioden etter den medisinske vurderingen og skjemaets rammer
Mer enn én enkeltstående behandlingsdag per uke er oppgitt	Vurder ordinær gradert sykmelding når fraværet overstiger ordningens ukesgrense
Avventende sykmelding inneholder flere perioder	Bruk én periode
Avventende sykmelding mangler forslag til tilrettelegging	Beskriv hva arbeidsgiveren kan vurdere for å unngå fravær
Avventende sykmelding er lengre enn 16 dager	Hold ordningen innenfor de første 16 dagene av fraværstilfellet

Listen beskriver tekniske og formelle valideringer. Den sier ikke at en attest som passerer kontrollene automatisk gir rett til sykepenger.

Tilbakedatering

Hovedregelen er at NAV ikke godtar sykmelding for tiden før pasienten var til konsultasjon eller undersøkelse. Unntaket praktiseres strengt. En tilbakedatert sykmelding trenger en tydelig forklaring på hvorfor pasienten ikke kunne få kontakt eller konsultasjon tidligere og hvorfor pasienten var arbeidsufør fra den tidligere datoen.

Manglende begrunnelse kan gi automatisk avvisning. Se guiden til tilbakedatert sykmelding for punkt 11.1 og 11.2.

Ikke bruk en ferdig formulering som legger inn kontaktdato, hindring eller medisinsk grunnlag. Opplysningene må komme fra den aktuelle saken.

Hoveddiagnose og annen fraværsgrunn

NAV lister både en ICPC-2 Z-diagnose som hoveddiagnose uten rett til sykepenger og manglende hoveddiagnose eller annen gyldig fraværsgrunn som automatiske avvisningsgrunner.

Det betyr ikke at sykmelder skal bytte til en sykdomskode for å få attesten gjennom. Koden og fraværsgrunnen må beskrive det dokumenterte grunnlaget. Enkelte lovlige fraværsgrunner føres som annen fraværsgrunn i sykmeldingen. Se guiden til ICPC-2-koding og den overordnede sykmeldingsguiden.

Perioder og behandlingsdato

Kontroller at:

• sykmeldingsperioden er oppgitt
• fra- og til-dato står i riktig rekkefølge
• flere perioder verken overlapper eller har et utilsiktet brudd
• hele attesten ikke varer mer enn ett år

Behandlingsdatoen har en særskilt betydning. NAV sier at punkt 12.1 skal inneholde tidspunktet da akkurat denne sykmeldingen ble opprettet og sendt. Det er ikke datoen for første konsultasjon eller tidspunktet pasienten tidligere viste legitimasjon.

Sykmelding som starter fram i tid

NAV kan godta starttidspunkt inntil 30 dager fram i tid, for eksempel ved en planlagt operasjon. Det er en adgang NAV kan godta i aktuelle saker, ikke en generell anbefaling om å framtidsdatere attester.

Et starttidspunkt mer enn 30 dager fram i tid står på listen over automatiske avvisningsgrunner.

Enkeltstående behandlingsdager

NAV kan innvilge maksimalt én enkeltstående behandlingsdag per uke. Oppgis flere, avvises sykmeldingen automatisk. Ved behov for mer fravær skal sykmelder vurdere vanlig gradert sykmelding og de ordinære vilkårene.

Se guiden til enkeltstående behandlingsdager.

Avventende sykmelding

Avventende sykmelding kan bare brukes i de første 16 dagene av et sykefraværstilfelle. Den skal ha én periode og inneholde konkrete innspill om hvordan arbeidsgiveren kan tilrettelegge for at pasienten kan arbeide.

Tre separate valideringer står på NAVs liste:

• flere perioder
• manglende forslag til tilrettelegging
• varighet over 16 dager

Ordningen har også egne regler for egenmelding, tidligere legemeldt fravær og overgang til ordinær sykmelding. De må vurderes i tillegg til den tekniske kontrollen.

Milepælspørsmål er et eget krav

Den digitale sykmeldingen viser utdypende spørsmål ved bestemte tidspunkter i sykefraværet, blant annet rundt aktivitetskravet og videre oppfølging. Manglende milepælsopplysninger står ikke som et eget punkt i NAVs publiserte liste over automatiske avvisningsgrunner.

Sykmelder skal fortsatt besvare obligatoriske spørsmål som vises i den aktuelle skjemaversjonen. Se tidslinjen for sykefraværsoppfølging.

Når problemet er teknisk

NAV nevner oppdateringer i EPJ-systemet, endret virksomhetsnummer, sertifikater, endret arbeidssted og tilganger ved nyansettelse som mulige tekniske årsaker.

Hvis nødvendige punkter mangler i skjemaet, eller EPJ-systemet ikke klarer å sende meldingen, skal sykmelder kontakte EPJ-leverandøren. Bruk av en ny attest er fortsatt nødvendig når NAV har avvist den opprinnelige.

Følg virksomhetens rutiner når feilen dokumenteres, og unngå å sende flere helseopplysninger enn leverandøren trenger for å undersøke problemet.

Journalhjelp og sluttkontroll

Journalhjelp kan lage et redigerbart utkast fra opplysninger i journalmaterialet som er gitt til løsningen. Sykmelder må kontrollere kode, fraværsgrunn, datoer, perioder, organisasjonsnummer og alle obligatoriske felt i EPJ-systemet før innsending. Produktet kan ikke love at NAV godkjenner attesten eller retten til sykepenger.

Les om skjemautfylling · Se Journalchat

Sjekkliste

• Er hoveddiagnose eller annen gyldig fraværsgrunn fylt ut?
• Stemmer koden med det dokumenterte grunnlaget?
• Er perioden komplett og datorekkefølgen riktig?
• Er alle perioder uten overlapp eller utilsiktede brudd?
• Er organisasjonsnummeret riktig?
• Er behandlingsdatoen tidspunktet for denne opprettelsen og innsendingen?
• Er eventuell tilbakedatering forklart?
• Ligger en eventuell framtidig start innenfor NAVs ramme og konkrete vurdering?
• Følger behandlingsdager og avventende sykmelding sine egne valideringsregler?
• Er obligatoriske spørsmål i den aktuelle skjemaversjonen besvart?

Ofte stilte spørsmål

Kan en automatisk avvist sykmelding rettes?

Nei. NAV sier at den avviste sykmeldingen ikke kan rettes eller godkjennes manuelt. Sykmelder må skrive en ny sykmelding med riktig informasjon.

Har NAV publisert hvilke avvisningsfeil som er vanligst?

NAV publiserer en liste over formelle feil som gir automatisk avvisning, men rangerer ikke punktene etter hvor ofte de forekommer.

Kan en sykmelding starte fram i tid?

NAV kan godta et starttidspunkt inntil 30 dager fram i tid, for eksempel ved planlagt operasjon. Mer enn 30 dager fram i tid gir automatisk avvisning.

Hvor lenge kan en avventende sykmelding vare?

Den kan bare brukes i de første 16 dagene av et sykefraværstilfelle. Den skal ha én periode og inneholde forslag til tilrettelegging.

Hva gjør sykmelder hvis et nødvendig felt mangler i EPJ-systemet?

NAV ber sykmelder kontakte EPJ-leverandøren når obligatoriske punkter ikke er tilgjengelige eller systemet ikke klarer å sende sykmeldingen.